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Büromöbeldesign zur Nutzung bei Meetings (Designstudie)

Industrial Design

Büromöbeldesign zur Nutzung bei Meetings (Designstudie)

OKA Büromöbel GmbH +Co. KG

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Das Mindmapping zum Thema „Meeting“ ergab folgende Hauptkriterien:

1 Ausschlaggebend für die Anforderungen, welche an die Möbel, Technik, den Raum gestellt werden, ist die Art des Meetings.
2 Die Beschaffenheit des Raumes und seine Wirkung spielt ebenso eine Rolle, wie
3 Die Möblierung
4 Die Stimmung der Menschen wird durch die Farb- und Materialwahl des Raumes und der Möbel beeinflusst
5 Wichtig ist die Frage: Welche Technik ist vorhanden und kann genutzt werden bzw. wo befinden sich die benötigten Anschlüsse
6 Wie können die Teilnehmer im Konferenzraum beispielsweise bewirtet werden und wo können sie ihre Garderobe bzw. persönlichen Gegenstände verstauen.

Diese Punkte sind ausschlaggebend für jedes Meeting.

Im Detail heißt das:

1 Der Raum, auf Grund seines Grundrisses, seine Höhe bestimmt die Anordnung der Möbel. Die Wand- und Bodengestaltung beeinflusst das Raumgefühl positiv, kann aber auch negativ wirken. Die Lichtverhältnisse und auch die Luftzirkulation bzw. das ganze Raumambiente beeinflussen die Stimmung und das Arbeitsklima.

2 Für die meisten Meetings wird Technik benötigt. Dabei kann es sich sowohl um Bildgebende als auch Bildnehmende Medien handeln. Diese müssen entweder im Raum vorhanden sein oder die entsprechenden Anschlüsse liegen vor. Diese wiederum sollen möglichst für den ersten Blick verborgen bleiben und sich an den entsprechenden Stellen befinden.

3 Die Farbe des Raumes, wie vorhergehend bereits erwähnt, beeinflusst unser Wohlbefinden aber auch unsere Leistungsfähigkeit. Die Materialen und Oberflächenbeschaffenheit der Möbel wirken auch entsprechend. Glänzende Oberflächen beispielsweise können störend wirken.

4 Ein wichtiger Aspekt ist die Nutzung der Möbel während eines Meetings. Wir benötigen Arbeitsfläche zum Schreiben (Notieren), Ablagemöglichkeiten für Unterlagen und Stauraum für persönliche Gegenstände.

5 Auch die Bewirtungsmöglichkeiten müssen gegeben sein (beispielsweise Kaffee, gekühlte Getränke oder kleine Snacks für Zwischendurch). Jeder kennt das Problem: Wohin mit der Jacke oder der Tasche ohne das es jemanden stört oder behindert.

6 Diese Ansprüche unterscheiden sich je nach Art des Meetings. Handelt es sich um eine Besprechung, einen Vortrag oder gar um eine Videokonferenz.

Drei Designszenarios für Meetings
Daraus lassen sich die verschiedensten Szenarien ableiten.

1
An der kurzen Wochenplanung sind 5 Personen beteiligt und die Besprechung dauert eine halbe Stunde. Sie findet gleich an Ort und Stelle im Büro statt. In Diskussionen werden Unterlagen ausgewertet und der weitere Arbeitsplan wird aufgestellt. Eventuell findet eine kleine Präsentation statt. Dabei stellen die Teilnehmer keine hohen Anforderungen an die vorhandene Technik. Falls nötig wird improvisiert. Eine Bewirtung und Unterbringung der Garderobe spielt hier keine Rolle.

2
Die Präsentation eines Konzeptes findet vor 10 Personen in einem separaten Besprechungsraum statt und nimmt 3 Stunden in Anspruch. Der Redner hält einen Vortrag. Wichtig ist die Konzentration aller Teilnehmer auf eine Person. Es endet in einer Diskussion. Unterlagen müssen hierbei abgelegt werden und die benötigte Technik wird mitgebracht bzw. ist vorhanden (keine außergewöhnlichen Ansprüche). Da eine Partei von außerhalb kommt, werden Ablagemöglichkeiten für die Jacken und Taschen benötigt. Getränke wurden bereitgestellt. Jeder bedient sich selbst. Eine Erneuerung der Bewirtung ist nicht nötig.

3
In dem Seminarraum eines Hotels findet eine Firmenkonferenz statt, welche das ganze Wochenende andauert. Beteiligt sind 30 Personen. Es finden Vorträge, Diskussionen und Teamarbeit abwechselnd statt. Zum Einsatz kommen unterschiedliche Medien. Der Umbau von einer Präsentation muss relativ schnell und einfach zu bewältigen sein. Stauraum für Unterlagen, Arbeitsmaterialien und die Garderobe ist sehr wichtig. Snacks werden bereitgestellt. Kaffee beispielsweise wird regelmäßig neu gekocht. Gerade bei so langen Konferenzen sind optimale Lichtverhältnisse und eine gute Luftzirkulation im Raum wichtig. Sie prägen das Arbeitsklima.

Aus diesen Szenarien lassen sich folgende Anforderungen für ein Konzept entwickeln.

Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass für Meetings Arbeitsfläche in Form eines Tisches benötigt wird. Um auf eine größere Anzahl von Teilnehmern reagieren zu können, müssen weitere Tische zur Verfügung stehen. (Diese lagerten vorher beispielsweise nicht sichtbar zusammengeklappt an einer Seite des Raumes.)

Für Unterlagen, Informationsbroschüren oder Arbeitsmaterialien werden Ablagemöglichkeiten oder Stauräume in offener oder geschlossener Form in unterschiedlicher Größe benötigt. (Behälter)

Des Weiteren muss die vorhandene Technik, Bewirtung und die Garderobe in Schränken untergebracht werden. Die optimale Installation der elektrischen Anschlüsse ist hierbei auch zu beachten.

Und natürlich nicht zu vergessen die Präsentationsfläche in Form einer Beamer-Wand, eines Flat-Screens oder Plakatwänden.

Es geht also um die Entwicklung eines Möbelsystems, welches die genannten Anforderungen berücksichtigt. Dabei sollten die Möbel multifunktional sein und durch ein Maßsystem aufeinander abgestimmt werden. Die Anordnung der einzelnen Elemente ist individuell realisierbar und ermöglicht es dem Nutzer, die Möbel veränderten Bedingungen durch leichte Demontage und Montage anzupassen. Aus 2 Schränken wird beispielsweise eine große Präsentationsfläche und aus mehreren Behältern eine Ablagefläche für Informationsbroschüren.

Dem Nutzer ist so auch die Möglichkeit gegeben, das Möbelsystem den vorgegebenen Grundriss des Raumes anzupassen und diesen optimal zu nutzen. Des Weiteren kommt es hier auf den gezielten Einsatz von Licht und Farben an. Herkömmliche Besprechungsräume ähneln zu sehr den bekannten Büroeinrichtungen, welche uns täglich 8 Stunden umgeben. Dies lässt eine Besprechung schnell ermatten und kraftlos erscheinen. Befindet sich der Zuhörer allerdings in einer angenehmen Umgebung, welche durch optische Reize, farbliche Akzente und interessante Materialien (sich abheben) gekennzeichnet ist, bleibt das Interesse am eigentlichen Thema länger bestehen. Eine entsprechende Farbgestaltung und Materialwahl der Möbel dient einem optimalen Arbeitsklima. Dies gleiche gilt auch für das Licht. Die Räume heutzutage werden automatisch abgedunkelt und übrig bleiben die Schatten der metallenen Jalousien, welche keinen Blick nach außen ermöglichen. Licht kann belebend wirken und diese Eigenschaft gilt es einzusetzen. Durch bewusst gestaltete Möbel kann also ein produktives, motivierendes Arbeitsklima geschaffen werden.

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